Różnica między EOI i RFP

Wiele decyzji podejmowanych przez organizację ma konsekwencje zamówień, które mogą dramatycznie wpłynąć na całkowity koszt podjęcia określonej decyzji. Zamówienia obejmują procesy takie jak wybór dostawcy, definiowanie warunków płatności, strategicznego weryfikacji, negocjacji umów oraz usług zakupowych i towarów. Jest to związane z nabywaniem lub nabywaniem wszystkich usług i towarów, które są ważne dla organizacji.

W sektorze prywatnym proces zamówień jest uważany za funkcję strategiczną, która pomaga poprawić rentowność firmy. Nie tylko usprawnia procesy i obniża ogólną cenę surowców, ale także pozwala organizacjom zidentyfikować najlepsze źródła dostaw. Podsumowując, jest to pomocne w zapewnieniu płynnej trwającej dolnej linii.

W sektorze publicznym kierownictwo wysokiego szczebla są odpowiedzialne za zmniejszenie wyników. Tylko kilka personelu zarządza funkcją zamówień, co zwiększa prawdopodobieństwo korupcji w tym sektorze. Dlatego istnieje potrzeba zwiększenia ogólnej wydajności firmy. Na przykład personel może zostać przeszkolony w celu zwiększenia ich wydajności i poprawy jakości usługi, w wyniku czego można poprawić produkcję.

Wraz z upływem czasu wprowadzono szereg terminów dotyczących konsultacji z przetargami, propozycjami i dużym zarządzaniem, w tym szereg akronimów związanych z zamówieniami. Niewiele firm jest świadomych tych warunków, ale będąc przedsiębiorcą lub właścicielem małej firmy, jeśli chcesz skutecznie zarządzać gotowością kupującego do zakupu, ważne jest, aby poznać ich cele. Przykłady obejmują RFI (żądanie informacji), EOI (wyrażenie odsetek), RFP (żądanie propozycji), RFT (żądanie oferty) i RFQ (żądanie cytaty). Każdy z tych terminów służy specjalnym celowi w funkcji zamówień.

EOI i RFP są najczęściej używanymi terminami w funkcji zamówień, a każdy z nich odgrywa konkretną rolę w usprawnianiu całego procesu. Wiele osób mylą te warunki podczas wykonywania procesów. Aby uzyskać lepsze pojęcie o tym, jak się różnią, ważne jest, aby wiedzieć, co oznaczają te terminy.

EOI (wyrażenie zainteresowania)

Ekspresja odsetek (EOI), znana również jako rejestracja odsetek (ROI), ma podobną funkcję jak żądanie informacji (RFI). Jest stosowany jako proces badań przesiewowych na początkowych etapach zamówień, aby stworzyć formalne i bardziej szczegółowe żądanie oferty lub RFT (późniejszy etap funkcji zamówień). Gdy firma uwalnia EOI, konieczne jest oszacowanie zdolności rynku do dostarczania lub zbierania więcej informacji przed przejściem do RFT. Firma dokonująca zakupu raczej nie wyznaczy wykonawcy za pośrednictwem EOI. Aby tak się stało, proces musi postępować, dopóki nie osiągnie RFT.

EOI to rodzaj otwartego przetargu, który umożliwia każdemu firmie przedstawienie. Powoduje trudną konkurencję i zapewnia korzyści z umożliwienia nowych i potencjalnych dostawców na zabezpieczenie ich pracy. Jednak w umowach budowlanych jest w dużej mierze krytykowany za przyciąganie dostawców, którzy nie są odpowiednie dla umowy, co powoduje stratę czasu, pieniędzy i wysiłku.

Reklama, która wymaga EOI, musi zawierać opis organu kontraktowego, opis umowy (taki jak budżet i skala), rodzaj umowy, trasa zamówień, warunki, adres i termin przesłania oraz inne dane (w tym dane kontaktowe ( , Opis organizacji, zdolności techniczne i powiązane doświadczenie, dostępność pracowników i ich doświadczenie itp.)

RFP (wniosek o propozycję)

Z drugiej strony RFP, znany również jako żądanie oferty (RFO), to dokument, który można łatwo zmodyfikować. Jest to głównie stosowane, gdy nabywca szuka reakcji opartej na rozwiązaniu na spełnienie swoich wymagań, aw przypadkach, w których inne czynniki (z wyłączeniem ceny) są kluczowe dla oceny każdej oferty. Jest również stosowany w sytuacjach, w których nie są dostępne jasne rozwiązania ani specyfikacje, a dział zakupów szuka szeregu innowacji i opcji. Instrumenty te są bardziej elastyczne niż RFT (który zwykle ma dobrze określone rozwiązania lub specyfikacje). RFP jest używane głównie w profesjonalnych usługach, w których rozwiązania nie można łatwo zdefiniować.

RFP zawiera podstawowe informacje na temat organizacji i jej branży. Żądanie składa się ze specyfikacji wyjaśniających rozwiązania, których szuka organizacja. Ponadto obejmuje również kryteria oceny sposobu, w jaki propozycje są oceniane, stwierdzenie pracy opisujące zadania, które należy wykonać przez oferent, który wygrywa umowę, oraz ramy czasowe, w którym można ukończyć projekt.

RFP jest zwykle tworzone ze względu na złożony charakter projektu. Firmy mogą skorzystać z różnych oferentów, szukając dobrze zintegrowanego rozwiązania od wielu dostawców. Na przykład, jeśli firma planuje zmienić działalność ze środowiska papierowego na środowisko komputerowe, może poprosić o propozycję oprogramowania i sprzętu oprócz szkolenia wymaganego do instalowania i integracji nowych systemów z działalnością.

W sektorze publicznym podmioty mogą wydać zapytanie ofertowe do stworzenia otwartej konkurencji w celu obniżenia kosztów rozwiązania. Należy jednak zauważyć, że zapytanie ofertowe najbliżej specyfikacji niekoniecznie może być tą o najniższej cenie. Przyjmując propozycję, firmy muszą przeprowadzić analizę korzyści kosztowych, aby upewnić się, że koszt nie przekroczy korzyści.

Różnice

Poniżej znajdują się niektóre różnice między EOI i RFP:

• Różne poziomy zamówień

EOI jest często wykonywane na początkowym poziomie zamówień. Można go wydać w przypadkach, w których nabywca wyrusza w celu uzyskania wkładu w branży, aby rozwiązać wymagania, które ostatecznie trafiłyby na rynek na późniejszych etapach. Jak już wspomniano, RFP jest zwykle następnym krokiem; gdzie nabywca szuka podejść opartych na rozwiązaniach do dostarczania produktów lub usług.

• Etapy EOI i RFP

EOI zwykle ma wiele etapów. Służy do krótkiej listy potencjalnych dostawców lub dostawców przed szukaniem kompleksowych ofert od przetargów, które są na liście. Przeciwnie, RFP może mieć jeden etap, albo może mieć wiele etapów.

• Kiedy są używane EOI i RFP?

EOI jest używany w przypadkach, w których wymagane informacje (od oferentów) są specyficzne, ale nie ma pewności, czy dostawca będzie w stanie świadczyć usługi i towary zgodnie z wymogami. Ponadto w przypadku EOI nabywcy nie mają wystarczających informacji, aby skomponować szczegółowe żądanie. Z drugiej strony, w przypadkach, w których wymóg jest odpowiednio zdefiniowany, stosuje się zapytanie ofertowe, ale firma szuka elastycznego lub innowacyjnego rozwiązania. Innymi słowy, nabywca szuka zgłoszeń zorientowanych na rozwiązanie w celu spełnienia wymagań.

Bardzo ważne jest, aby pamiętać o różnych poziomach procesów zamówień, aby podejmować skuteczne decyzje poprzez systematyczny przepływ informacji. Mając jasne zrozumienie tych terminów i dlaczego są one używane w tym procesie, umożliwia firmie usprawnienie jej procesów i uzyskanie głębszego wglądu w całą funkcję zamówień.