Różnica między strukturą podziału pracy (WBS) a strukturą podziału zasobów (RBS)

Struktura podziału pracy jest ważnym dostawą dla każdego projektu. Za pośrednictwem WBS kierownik projektu jest w dobrej sytuacji, aby skategoryzować pracę, którą zespół musi osiągnąć w małych sekcjach, które można łatwo zarządzać, podczas gdy RBS jest uważany za ważną część wydajności, jeśli chodzi o zarządzanie projektami. Za pośrednictwem RBS menedżer projektu jest w stanie skompilować listę zasobów potrzebnych do wykonania danego zadania w hierarchicznej kolejności.

Co wyróżnia RBS od WBS

WBS to wizualna reprezentacja całego zakresu pracy, którą należy wykonać, podzielone na mniejsze segmenty, które każdy członek zespołu projektowego jest w stanie zrozumieć. Wynika to z faktu, że z każdym z poziomów zakończenia istnieją definicje i szczegóły dotyczące tej fazy. Przeciwnie, RBS można podzielić na zasoby geograficzne lub zasoby organizacyjne. Niektóre inne narzędzia niezbędne do właściwego i wydajnego RBS obejmują oszacowanie zasobów, kalendarz zasobów i listy aktywności.

Powodem tego jest to, że kiedy zarządzasz dowolnym projektem, będziesz musiał pracować z różnymi komponentami projektu i zasobami projektu, aby ukończyć projekt. Dobrym przykładem są członkowie twojego zespołu projektowego.

Musisz upewnić się, że są produktywne i strategicznie przygotowane przez życie projektu, który podejmujesz.

Teraz, jeśli planujesz wymyślić wydajne WBS, następujące są niektóre z ważnych wytycznych, które pomogą Ci to zobaczyć:

• Projekt/ostateczne wyniki jest zawsze na najwyższym poziomie
• Nie zawsze musisz definiować wszystkie elementy na tym samym poziomie
• Grupy robocze nie powinny trwać dłużej niż 10 dni
• Każda grupa robocza musi być niezależna
• W grupach roboczych nie powinno być powielania się przez konstrukcję

Poniżej znajduje się prosta reprezentacja segmentu WBS do budowy domu:

Budowa domu

                                              Fundacja                     Wewnętrzne zewnętrzne

Ukończenie                         24% 45% 30%

Budżet                               50 000 $ 86 000 $ 72 000 $

Pokazuje różne części projektu, które mają zostać przeprowadzone i zawiera więcej informacji na temat potrzebnego budżetu oraz poziomu ukończenia.

Dlatego WBS jest mapą/zarysem określonego projektu. Głównym projektem jest kluczowy dostarczalny w WBS, a stamtąd jest podzielony na mniejsze podkategorie, każda ze szczegółowymi specyfiką dla ich dostarczania.

Z drugiej strony, mówiąc o RBS, musisz wiedzieć, że działa przy użyciu niektórych ważnych narzędzi. Menedżerowie projektów są instruowani, aby zatrudnić lub wykonać wydajny RBS za pomocą tych narzędzi. Są to następujące:

• Lista aktywności

To jest lista wszystkich działań, które są kluczowe do zakończenia projektu. Menedżer projektu nie potrzebuje tylko listy, musi uzyskać jak najwięcej informacji, również możliwe na temat tych list. Informacje te będą również zawierały zasoby, które zużywają czynności.

• Oszacowanie zasobów

Aby każda działalność została wykonana w sposób produktywny, wydajny, a co ważniejsze, opłacalny sposób, kierownik projektu musi oszacować potrzebne objętość, rodzaj i różnorodność zasobów, które są.

Jeśli te szacunki są wypaczone, możliwe może być osiągnięcie celów projektu lub jako całość, projekt może się nie udać.

• Kalendarz zasobów

Kalendarz zasobów dotyczy dostępności zasobów w czasie. Menedżer projektu będzie potrzebował listy wszystkich zasobów potrzebnych do ukończenia projektu.

Zasoby te muszą być również wymienione na podstawie ich dostępności w perspektywie długoterminowej. Informacje te są ważne dla kierownika projektu, aby ustalić, czy potrzebne zasoby będą dostępne w określonym czasie, więc projekt nie zatrzymuje się.

W tej chwili RBS staje się coraz ważniejszy, a oprogramowanie do zarządzania projektami zawiera je do swojej struktury. Jeśli korzystasz z dowolnego programu zarządzania projektami, możesz zalogować się i sprawdzić dostępność potrzebnych zasobów, a co ważniejsze, jak są one klasyfikowane.

To ogólnie pomaga organizacji w tym sensie, że menedżerowie projektów są w stanie wyświetlić wiele szczegółów z prostej bazy danych, na temat wszystkich używanych zasobów.

Znaczenie WBS vs

Istnieje kilka kluczowych korzyści, które kierownik projektu i zespół projektowy mogą czerpać z WBS, inne niż organizowanie i definiowanie pracy potrzebnej do ukończenia projektu. Za pośrednictwem WBS łatwiej jest przydzielić budżet z najwyższych poziomów struktury. Po tym, jak to się stanie, budżety dla każdego działu mogą być ustrukturyzowane na podstawie awarii w WBS.

Szacunki kosztów i czasu są zwykle dostarczane dla każdej sekcji WBS. W ten sposób łatwiej jest opracować harmonogram i odpowiedni budżet dla całego projektu.

Za pośrednictwem WBS łatwiej jest również śledzić wydajność poszczególnych sektorów projektu. Kierownik projektu jest w dobrej sytuacji, aby poinformować o kosztach wydajności projektu, zidentyfikować obszary problemowe, a co ważniejsze, kluczowe problemy w organizowaniu projektu. I odwrotnie, w RBS nacisk na hierarchiczną listę zasobów jest kluczowy. Musisz wymienić wszystkie zasoby, niezależnie od tego, czy są one znaczące, a nawet jeśli dla ciebie, wydają się zbędne. Każdy z poziomów projektu będzie wymagał określonej liczby zasobów. Należy je wymienić zgodnie z ich znaczeniem na zakończenie każdego poziomu, a na koniec ukończenie całego projektu.

Wymienione zasoby są następnie podzielone na mniejsze kategorie tego rodzaju zasobów, aby pomóc kierownikowi projektu w klasyfikacji. Klasyfikacja faktycznie przejdzie dalej do różnych podgrup, dopóki każdy z rodzajów zasobów nie zostanie zgrupowany w pojedyncze podmioty, które są łatwiejsze do identyfikacji i zarządzania.

Korzyści z WBS kontra RBS

Jedną z zalet WBS jest to, że pomaga kierownikowi projektu określić wszelkie potencjalne ryzyko, jakie może mieć projekt. W przypadku, gdy istnieje jakakolwiek gałąź projektu, która nie została jasno zdefiniowana, staje się obszarem ryzyka, który należy rozwiązać. Takie zagrożenia powinny być właściwie śledzone, a staranna przegląd, w miarę upływu projektu.

W przypadku, gdy projekt wydaje się być opóźniony, kierownik projektu łatwiej jest odwołać. Natomiast bezpośrednia korzyść RBS, zwłaszcza rozkładanie zasobów na podgrupy, jest ułatwienie pracy centrów zarządzania. Nadzór staje się znacznie łatwiejszy i w tym procesie zapisano dużo czasu.

Nadzorcy są w stanie śledzić każdą grupę zasobów podczas kontynuowania projektu. Łatwiej jest przyspieszyć pewne poziomy projektu bez polegania na innych, po zakończeniu odpowiednich zasobów. Dlatego niektóre projekty można łatwo ukończyć przed ustalonym terminem, zwłaszcza jeśli zakończenie różnych poziomów projektu nie jest współzależne.

Z dobrym planem RBS, kierownictwo jest również w dobrej sytuacji, aby uzyskać dobry obraz całkowitej liczby zasobów dostępnych dla każdego z uczestniczących zespołów. Oprócz zrozumienia dostępnych zasobów, są one również w stanie zarządzać sposobem wykorzystania zasobów.

Porównując powyższe informacje, zaleca się przypisanie kolorów do różnych podwodnych w WBS. Ważne jest, aby uzyskać mapę cieplną postępu całego projektu. Ułatwi także zwrócenie uwagi zarządzania na kompletnych obszarach projektu i tych, które się rozluźniają.

WBS, gdy jest odpowiednio obsługiwany, jest dobrym sposobem na zwiększenie wydajności zespołów pracujących nad projektem i zobaczenie projektu zakończonego na czas. Kierownik projektu jest w stanie zidentyfikować niezbędne umiejętności, aby umożliwić im ukończenie projektu w dobrym czasie, ale jeśli chodzi o RBS, musimy zrozumieć jego rodzaje. Konwencjonalny rodzaj RBS to organizacja RBS. Hierarchiczne systemy organizacyjne, które są już ustalone, zwykle pomagają w tworzeniu tego RBS. Zasoby w organizacyjnym RBS są zwykle dystrybuowane na podstawie potrzeb każdego działu organizacyjnego i grupy roboczej. Są to kategorie, które zostały faktycznie zdefiniowane i ustalone przez organizację.

Geograficzne RBS jest w większości przypadków niekonwencjonalne. Głównym problemem geograficznego RBS jest dystrybucja i/lub lokalizacja danych zasobów oraz sposób, w jaki są one przydzielane w różnych lokalizacjach, w zależności od potrzeb organizacji.

Streszczenie

Podsumowując, zarówno WBS, jak i RBS są kluczem do pomyślnego ukończenia projektu i wydajności odpowiednich zespołów projektowych. Poniżej znajdują się kluczowe punkty, które definiują jedną ze struktur.